計調工作易患的大忌

 一、口頭確認或不明確確認
        計調在與相關合作單位確定吃、住、行、游、購、娛等方面的接待事宜時，必須要以接收到對方蓋有公章或者業務專用章的的確認函或者接收到對方蓋有公章或者業務專用章傳真確認件為準，并加以核實，不能接受對方的口頭確認或者網絡聊天確認，即使對方是很熟的合作對象也不可以，因為口頭確認和網絡聊天確認的內容存在很大的變數，尤其是在旅游旺季時節，相關接待事宜較難得到保證，甚至造成與對方要求標準的不一致，從而給本社聲譽造成不可彌補的損失。例如廣西旅游城市一家旅行社在09年接待河北客人的時候，組團社一次性的確認了兩批團隊，由于傳真確認件不是十分清楚，地接社計調也沒有詳細查看，電詢了對方導游的電話號碼后做行程安排，結果漏掉了第二批團隊，致使第二批客人到達該城市游覽時無房可住，時值旅游旺季，無法按照對方標準來安排，最后甚至讓第二批客人露宿街頭，此次事故造成的影響無論是組團社還是地接社，都是巨大的。最后組團社聯合許多旅行社集體封殺地接城市的這個旅行社合作。口頭確認的事宜對對方缺少法律意義上的約束，對方極有可能為了追逐更高的利潤或者受其他因素的影響而撤銷對你的接待承諾。一旦對方撤銷對你的接待承諾，你又沒有接到變更通知，在旅游淡季時節也許可以變通接待事宜，但旅游旺季時節對計調人員來說，絕對是嚴峻的工作挑戰。處理不當會導致嚴重的經濟損失和名譽損失。

二、工作無條理  
       計調需要處理各種各樣的日常或者突發事件，也需要與各種各樣的人打交道，這就要求計調人員做事要有條理，有計劃，要分清輕重緩急與先后順序，更要預先準備好各種情況下的處理預案。計調要對每一個運行團隊的基本情況爛熟于心，并適時進行雙向的信息溝通。

三、延誤回復
        計調人員對每一件需要你盡快給予回復的要求都要引起足夠的重視，絕對不能拖延或者應付。否則，要么耽誤事情的有效處理，要么會失去客戶。比如對方要求你提供一個產品的報價，或者一條旅游線路設計，你必須盡快從自己的資料庫中提取相關信息，并進行加工潤色之后，在3——5分鐘之內回復過去，否則對方會因等待焦慮而轉而尋求其他合作單位。如果自己實在忙不過來，應該請其他計調人員給予協助。切忌對于不熟悉的旅游產品和線路胡亂報價，否則要么影響自己公司的經濟收入，要么會影響公司的信譽，從而失去客戶對公司的信任。

四、濫用通訊設施
        計調人員對打出或打入的電話都應該言簡意賅，快捷明了，不能閑扯過多的無關話題，也不能撥打私人電話，更不能用來談情說愛而進行“話聊”，實在不能兼顧時要采用雙手機或雙卡或多手機的形式，并要以旅行社事務為主。否則會導致許多業務電話既不能打進也不能打出，會耽誤旅行社業務的及時有效處理。與之相對應的是，計調必須保證24小時開機，不分上班時間還是下班時間都應該保證自己的聯系方式是暢通的，除非重大事項，不能無故關機。目前旅游市場上的年輕化大有愈演愈烈之勢，而且部分年輕人有比較多的共同話題，經常以工作之需的名義互相聊天，套近乎，從而達到拉住客戶的目的，但是，這種既浪費時間又浪費資源的方法是不可取的，在你與對方互相恭維的時間里，如果用在如何把團隊做好上，你會得到更多的客戶。充分利用好通訊設施，也是一個作為合格計調的必要素質。某旅游城市的地接社計調在安排好本天的工作項目后外出，晚間，計劃第二天到達的團隊由于事故原因提前一天抵達該市，可是負責安排本項工作的地接計調由于手機故障的原因，電話始終接不通，最后，組團社在萬般無奈之下選擇了其他合作伙伴，從而造成了地接社的巨大損失。

五、作業不精心
        計調人員要縝密嚴謹，心細如發，目光如電，要能夠發現接待計劃中的細微變動，要對特殊要求仔細研究，要有重復檢查及細節檢查的意識。要對每一項需要向接待人員交代的注意事項都落實到書面上，不能只是在腦子里過一下或者臨時現想，否則就會有遺漏而存在隱患，不利于接待計劃的正常執行。計調的文檔管理要規范有序，需要什么材料都能在最短的時間之內找到，不能一團亂麻一鍋粥。特別對于顧客有特殊要求的，比如有回族朋友用餐要求，住宿時需要安排幾個單人間，以及行程安排上的種種特殊要求，一定要牢記，要交代明細，同時在團隊抵達之后要對本社工作人員再三叮囑。

六、行程安排不合理
        計調要對本接待區域的吃、住、行、游、購、娛等事項全面了解并實地查看，還要掌握這些事項的最新變化，要以最優的組合規劃，妥善安排旅游接待計劃。對于一些諸如看日出、觀潮汐、進場館、游宮觀、賞比賽的有關事項要嚴格掌握時間、地點、規則、禁忌、路線等的特殊要求。要以最合理最經濟的方式安排行程，既方便與旅游者，也方便與己方的接待人員，更是為自己減輕工作負擔。要適時與有關接待人員（包括導游與司機）進行信息溝通，虛心聽取他們的意見建議。尤其是掌握最新的景區信息變化，否則將會給行程造成巨大的影響，甚至對本社利益造成巨大損失。某市某景區由于內部矛盾正在封閉，沒有及時通知旅行社，同時旅行社也沒有仔細詢問，依然按照常理安排日常行程，結果抵達某景區之后，無法游覽，因此造成客人不悅，由于該景區距離其他景區較遠，在與客人溝通無果的情況下，地接社只能貼錢給客人安排異地的一個著名景區做彌補，既造成了本社信譽問題，同時還蒙受了經濟損失。針對不同線路不同行程，計調人員一定要做到心中有數，安排合理。

七、與外聯人員缺乏有效溝通
        計調在安排團隊接待計劃及接待人員時一定要與聯系本團的外聯人員，向他詳細了解本團隊的有關信息及特殊要求，并據此作出有針對性的接待計劃，按照一般經驗制定的接待計劃是不符合特殊團隊要求的。只有加強溝通，增進了解，才能給游客跟舒心的服務，根據團隊的特點提供相應的介紹與溝通，盡快減少客人在異地的這種不安全感，能夠為更好的順利的進行旅游行程提供巨大的幫助！


八、對合作社缺乏了解
        計調在聯系合作旅行社時要對其進行深入了解，諸如規模、行業信用度、團量等信息是必須要掌握的，是否“黑社”或者部門更要從嚴核實，否則就會因圖便宜而吃大虧。隨著我國旅行業的蓬勃發展，一些人投機到旅游行業里，不講誠信，抓住一個宰一個，合作一次騙一次的非常規旅游人員也不少，因此，計調人員在互相合作之前，要對合作方有一定的認知，不然，賠了夫人又折兵的事情就可能出現在自己的視野里。同樣的道理，尋求諸如酒店、餐廳、旅游車、票務代理、導游、景點、商店等合作單位時也必須全面掌握有關信息。